Deelbetalingen op een offerte

Wat is het?

Met deelbetalingen splits je het bedrag van een offerte in termijnen, bijvoorbeeld een aanbetaling, een tussentijdse betaling en een eindbetaling. Per termijn maakt ZoLive een factuur aan op het moment dat jij hebt ingesteld.

Wat kun je ermee?

Per termijn bepaal je de omschrijving, het type (Standaard, Aanbetaling, Tussentijdse betaling of Eindbetaling), wanneer de factuur wordt aangemaakt, het percentage of bedrag en het btw-percentage. In de zijbalk van de offerte zie je hoeveel er is betaald, gefactureerd en nog gepland.

Hoe werkt het?

1. Sla de offerte op. Daarvoor staat in de zijbalk onder Deelbetalingen alleen "Nog niet beschikbaar".
2. Klik in de zijbalk op Deelbetalingen beheren.
3. Klik op + Deelbetaling toevoegen en vul per termijn in: Omschrijving, Type, Moment van generatie (Datum, Na akkoord, Na in behandeling of Na voltooid), Dagen/Datum, Percentage of Bedrag (exclusief BTW) en BTW.
4. Bij "Datum" kies je de dag waarop de factuur wordt aangemaakt. Bij de andere momenten vul je in hoeveel dagen na het bereiken van die fase dat gebeurt. Percentage en bedrag vullen elkaar aan: vul je het ene in, dan rekent ZoLive het andere uit. Bij BTW kies je een vast percentage (0, 6, 9, 19 of 21%) of "Automatisch bepaald". Dan verdeelt ZoLive het bedrag over de btw-percentages van de offerte.
5. Kijk onderin naar de teller Totaal. Die wordt groen als de termijnen samen precies het offertebedrag exclusief btw zijn. Met Bereken zet je het restbedrag in de laatste termijn.
6. Klik op Betaling inplannen. Die knop is pas actief als het totaal klopt.

Let op

• Is het moment van een termijn bereikt, dan maakt ZoLive zelf de factuur aan. Die is gekoppeld aan de offerte en staat klaar bij de te versturen facturen.
• Naast de eerstvolgende termijn zonder factuur staat een knop Genereer. Daarmee maak je de factuur meteen aan, ook als het moment nog niet is bereikt.
• Is van een termijn de factuur aangemaakt, dan kun je die termijn niet meer wijzigen. Zolang zo'n factuur bestaat, is ook de knop Aanpassen van de offerte weg. Verwijder je de factuur, dan blijft de termijn in de zijbalk staan met de status Verwijderd.
• Wil je bewust niet het hele bedrag inplannen, vink dan Totaal hoeft geen 100% te zijn, exclusief btw aan. Dan kun je toch opslaan.
• Is het offertebedrag hoger dan het totaal van de termijnen, bijvoorbeeld omdat je de offerte hebt aangepast, dan toont ZoLive bij het openen de melding "Deelbetalingen moeten opnieuw verdeeld worden" met de knoppen Later doen en Nu bekijken.
• Vaste verdelingen kan een beheerder klaarzetten bij Instellingen, CRM, Deelbetalingen. In het beheerscherm staat dan per verdeling een knop ("Preset …"). Een preset vervangt de termijnen die je al had ingevuld. Zodra er een factuur is aangemaakt, verdwijnen de preset-knoppen.
• Het totaalbedrag van de offerte moet positief zijn. Anders kun je geen termijnen instellen.
• Zie je Deelbetalingen niet in de zijbalk, dan staat CRM niet aan voor je omgeving.