Terugkerende taken: werk dat steeds terugkomt automatisch klaarzetten

Wat is het?

Met Terugkerende taken leg je werk dat steeds terugkomt één keer vast, bijvoorbeeld de maandelijkse SEO-rapportage, de mailing elke twee maanden of het jaarlijks verlengen van een SSL-certificaat. ZoLive zet elke keer op tijd een gewone taak klaar in het lopende project van de klant. Die taak plan je daarna zoals elke andere taak.

Wat kun je ermee?

• Een ritme kiezen: elke zoveel dagen, werkdagen, weken, maanden of jaren. Bij maanden en jaren kies je ook de dag: dezelfde datum, de eerste werkdag of de laatste dag van de maand.
• Instellen hoeveel dagen vóór de opleverdatum de taak klaarstaat.
• De terugkerende taak koppelen aan een abonnementsregel. Stopt die regel of het abonnement, dan komen er geen nieuwe taken meer.
• Bij elke nieuwe keer de eerdere keren zien, met hun notities en mails, en de vaste afspraken die bij elke keer horen.
• Bestaande taken die je al met de hand had gemaakt eraan koppelen.

Hoe werkt het?

1. Open in de agenda het scherm Terugkerende taken en klik op Nieuwe terugkerende taak.
2. Zoek bovenaan het abonnement, het project of de klant. Eén keuze vult klant, project en abonnementsregel in.
3. Vul de titel, de verantwoordelijke, de uren en de eerste opleverdatum in en kies het ritme. Onder Volgende keren zie je meteen welke datums eruit komen.
4. Vul eventueel de vaste afspraken in en klik op Opslaan.

Wordt het project van de klant aan het eind van het jaar gearchiveerd, dan zoekt ZoLive het vervolgproject bij het abonnement. Is dat niet eenduidig, dan maakt ZoLive de taak toch op tijd aan, maar zonder project, en komt de terugkerende taak op het tabblad Vraagt actie. Kies daar met Project kiezen het nieuwe project; dat kan meteen voor alle terugkerende taken van die klant.