Inkoop inrichten: module, rechten en instellingen voor inkoopfacturen

Wat is het?

Inkoop is een aparte module in ZoLive. Staat hij voor jullie omgeving aan, dan kun je inkoopfacturen inboeken, verdelen over kosten, betalen en eventueel doorsturen naar Exact Online. Voor het werken zijn een paar dingen nodig: de module zelf, de juiste rechten per gebruiker en een basisinrichting.

Wat kun je ermee?

• Bepalen wie inkoopfacturen mag zien, aanmaken, aanpassen, betalen en verwijderen.
• Zorgen dat de lijsten met kostengroepen, kostenplaatsen en BTW-codes klaarstaan voordat de eerste factuur wordt ingeboekt.
• Voor Exact Online instellen vanaf welke factuurdatum inkoopfacturen worden doorgestuurd.

Hoe werkt het?

1. Staat de module Inkoop nog niet voor jullie omgeving aan, vraag dat dan aan de helpdesk van ZoLive. Instellingen op omgevingsniveau worden centraal beheerd.
2. Geef medewerkers in hun gebruikersrechten de rechten die bij hun werk passen:
   • inkoopfacturen inzien: de module openen en facturen bekijken. Zonder dit recht krijg je de melding Geen toegang;
   • factuur aanmaken: de knop Factuur inboeken + in het overzicht;
   • inkoopfacturen aanpassen: de knop Aanpassen op een opgeslagen factuur;
   • inkoopfacturen betalen;
   • inkoopfacturen verwijderen.
3. Richt in de CRM-instellingen de kostengroepen, kostenplaatsen en BTW-codes in. Gebruik voor inkoop BTW-codes met transactietype Inkoop of In/verkoop. Zet bij een code Standaard aan als nieuwe verdelingen die code moeten krijgen, en BTW verlegd als er geen BTW bij het bedrag komt.
4. Leg per leverancier de betaaltermijn en standaardwaarden vast (zie het item over leveranciers). Een standaard betaaltermijn voor leveranciers zonder eigen termijn laat je door de helpdesk instellen.
5. Werk je met Exact Online, laat dan ook de startdatum voor inkoopfacturen door de helpdesk instellen. Facturen met een datum van vóór die startdatum worden niet naar Exact gestuurd.

Let op

• De betaaltermijn van de leverancier gaat voor de standaard betaaltermijn. Is geen van beide ingesteld, dan geldt 30 dagen.
• Een inkoopfactuur gaat pas naar Exact als hij is opgeslagen en de leverancier al in Exact staat. Wat er daarna met de factuur gebeurt staat in het item over aanpassen en vergrendelen.
• De rechten stel je per gebruiker in. Een nieuwe collega heeft de rechten dus niet automatisch.