Automatische offerteherinneringen

Wat is het?

ZoLive kan een klant automatisch een herinnering mailen als een verstuurde offerte nog openstaat. Er zijn maximaal drie herinneringen per offerte.

Wat kun je ermee?

Je hoeft zelf niet bij te houden welke offertes nog niet zijn beantwoord. In de zijbalk van de offerte zie je onder Herinneringen per herinnering of hij al is verzonden, en anders op welke datum hij gepland staat.

Hoe werkt het?

1. Vraag ZoLive support de herinneringen voor jouw omgeving in te stellen: na hoeveel dagen elke herinnering uitgaat en vanaf welke offertedatum ze gelden.
2. Verstuur de offerte vanuit ZoLive per e-mail (tab Email, knop Verzenden). Daarmee ontstaat de Verstuurdatum waar de eerste herinnering op rekent.
3. Staat de offerte na het ingestelde aantal dagen nog open, dan gaat de eerste herinnering uit. De tweede volgt zoveel dagen na de eerste, de derde zoveel dagen na de tweede.
4. Wil je voor een offerte geen herinneringen, vink dan in de zijbalk Pauzeer herinneringen aan. Haal het vinkje weg om ze te hervatten.

Let op

• Een herinnering gaat alleen uit voor een offerte die via ZoLive is verstuurd. Is er bij de offerte geen Verstuurdatum, dan komt er ook geen herinnering.
• De herinneringen stoppen zodra de offerte de fase Akkoord, Afgewezen, In behandeling of Voltooid krijgt, of in het archief staat of is verwijderd. Zet je de fase terug op Uitstaand, dan lopen ze weer.
• Bij de klant moet Herinnering per e-mail aan staan, Geen commerciële e-mails uit, en er moet een e-mailadres zijn ingevuld.
• Alleen offertes met een offertedatum vanaf de ingestelde startdatum krijgen herinneringen. Oudere offertes blijven met rust.
• De mailtekst komt uit de e-mailsjablonen van het type Offerte reminder 1, 2 en 3 (Instellingen, E-mailsjablonen). Is er geen actief sjabloon, dan wordt er niets verstuurd. Staat Bestand toevoegen aan, dan gaat de offerte als PDF mee.