Een document opslaan, vergrendelen en weer aanpassen

Wat is het?

Een document is bewerkbaar of vergrendeld. Zolang je het nog niet hebt opgeslagen is het een concept: je ziet de badge Bewerkbaar en je kunt alles wijzigen. Na het opslaan is het vergrendeld en staat er een slotje. Met Aanpassen zet je het weer open.

Wat kun je ermee?

• Een document definitief maken voordat je het verstuurt.
• Een vergrendeld document toch nog corrigeren.

Hoe werkt het?

1. Klik onderaan op de opslaanknop van het documenttype: Factuur genereren bij een factuur, Offerte opslaan, Proforma opslaan of Abonnement opslaan. Bij een factuur staat ook Factuur klaarzetten; dat legt de factuur vast zonder hem nu te genereren (zie de items over facturen). De factuurknoppen zie je alleen met het recht om facturen aan te maken.
2. Is een verplicht veld leeg, dan meldt ZoLive dat bij het opslaan en blijft het document bewerkbaar. Dat gaat bijvoorbeeld om verplichte Extra gegevens, de Basis omzetgroep en de Basis BTW-code.
3. Na het opslaan zijn alle velden en regels vergrendeld. Bij een factuur, offerte en proforma legt ZoLive ook het adres van de klant vast (zie het item over relatiegegevens op een document). Bij Factuur genereren, Offerte opslaan en Proforma opslaan bewaart ZoLive daarnaast een pdf.
4. Klik op Aanpassen om het document weer open te zetten. Het nummer blijft hetzelfde.
5. Klik na je wijzigingen opnieuw op de opslaanknop. Het adres van de klant wordt dan opnieuw vastgelegd.

Let op

• De knop Aanpassen zie je alleen met het juiste recht: het recht om facturen aan te passen, offertes aan te passen, proforma's te bewerken of abonnementen aan te passen. Een abonnement dat door een andere module is vergrendeld, heeft geen knop Aanpassen. Mis je de knop, vraag het dan je beheerder.
• Zet je een factuur weer open, dan verdwijnt de bewaarde pdf. Na het opnieuw genereren komt er een nieuwe.
• Bij een factuur met nummer kun je de klant niet meer wisselen, ook niet na Aanpassen. Aantallen, prijzen en eenheden wijzig je dan alleen met het recht om factuurprijzen aan te passen.
• Een verwijderd document is alleen te lezen en toont de melding dat het document is verwijderd.
• Een abonnement legt bij het opslaan geen adres vast en maakt geen pdf. Het toont steeds de actuele gegevens van de relatie.