Offertes, werkbonnen en facturen bij een lead

Wat is het?

Bij een lead hoort meestal een offerte, een werkbon of een factuur. Op het tabblad Documenten in het leadvenster staan ze bij elkaar, met aantallen op het tabblad. Dit tabblad zie je alleen als je ten minste één van deze documenttypes mag inzien.

Wat kun je ermee?

• Alle offertes, werkbonnen en facturen van de lead in één lijst zien: document, omschrijving met datum, status en bedrag excl. btw. Een klik op het document opent het in een nieuw tabblad; de lead blijft open.
• Met de knoppen Alle, Offertes, Werkbonnen en Facturen (elk met aantal) filteren op soort. Die knoppen staan er als je meer dan één soort mag zien.
• De fase van een offerte direct wijzigen in de lijst: Uitstaand, Afgewezen, Akkoord, In behandeling, In behandeling (doorlopend) of Voltooid. Dat kan bij offertes die al een nummer hebben.
• Bij een factuur zien hoeveel er nog openstaat en, met het recht om facturen op betaald te zetten, de datum Betaald op invullen.
• Een nieuw document starten vanuit de lead, of een bestaand document aan een lead koppelen.

Hoe werkt het?

Een document starten vanuit de lead

1. Klik in het leadvenster op Nieuw. Je ziet alleen de documenten die je mag aanmaken: Offerte, Eenvoudige offerte, Factuur, Eenvoudige factuur, Abonnement en Werkbon.
2. Kies je Offerte, Factuur, Abonnement of Werkbon, dan opent het gewone startvenster met de relatie al ingevuld. Het nieuwe document wordt aan de lead gekoppeld.
3. Kies je Eenvoudige offerte of Eenvoudige factuur, dan verschijnt er meteen een invulregel op het tabblad Documenten met Kenmerk nieuwe offerte (of factuur), Datum, Vervaldatum, Waarde excl. btw en een btw-keuze (0%, 6%, 9%, 19% of 21%). Klik op Opslaan en het document wordt opgeslagen met één regel Verkoop voor dat bedrag.

Een bestaand document aan een lead koppelen

1. Open de offerte, proforma of werkbon.
2. Kies in de zijbalk bij Workflow de lead. De lijst toont de leads van dezelfde relatie, in de vorm workflow » titel (fase).
3. Met het ontkoppel-icoon haal je de koppeling weg. Met het plusje start je een nieuwe lead (zie het item over het aanmaken van een lead).

Let op

• Een offerte met akkoord telt mee in de dealwaarde van de lead (zie het item over de dealwaarde).
• Een document aanmaken kan alleen als je het ook mag inzien en aanmaken.
• Een Eenvoudige offerte of factuur gebruikt de standaardentiteit van jullie administratie en neemt het gekozen aanspreekpunt van de lead over.
• Koppel je een document aan een lead, dan verhuizen de notities en taken van dat document mee naar de lead.
• Documenten van een bovenliggende lead staan niet bij de onderliggende lead.
• Het veld Workflow in een document zie je alleen als de instelling "Leads toestaan" aan staat en je toegang hebt tot de module Workflow.