Exact-foutmeldingen op facturen, inkoopfacturen, klanten en in de lijsten

Wat is het?

ZoLive stuurt klanten, leveranciers, facturen en inkoopfacturen op de achtergrond naar Exact Online. Lukt dat niet, dan zie je een foutmelding. Die staat op de factuur of kaart zelf en terug in de lijsten.

Wat kun je ermee?

De melding vertelt waarom Exact het item (nog) niet heeft geaccepteerd. Zolang de melding er staat, probeert ZoLive het item niet opnieuw te versturen. Je moet dus eerst de oorzaak oplossen.

Hoe werkt het?

Waar zie je een fout?

• Op een factuur of inkoopfactuur staat bovenaan een rood blok Rapport Exact met de melding. Staat er Fout bij aanmaken klant, dan zit het probleem niet in de factuur maar in de klant: die kon niet in Exact worden aangemaakt. Een factuur wordt pas verstuurd als de klant in Exact bestaat.
• Op de kaart van een klant of leverancier staat een rode balk met Exact foutcode. In de lijst met klanten staat dezelfde tekst in de klantgegevens.
• Boven de lijst met facturen, inkoopfacturen, klanten of leveranciers staat een rode balk: Problemen met synchronisatie naar Exact. Er zijn in totaal X ... die niet gesynchroniseerd zijn. Met Bekijk open je het overzicht Synchronisatie Exact met alle fouten, verdeeld over crediteuren, debiteuren, facturen en inkoopfacturen. Met de knop achter de naam spring je naar het item zelf.
• Per factuur, klant en leverancier staat in de lijst een icoon: rood uitroepteken is een probleem met Exact, draaiend blauw icoon is de wachtrij, groen vinkje betekent dat het item in Exact staat.

Veelvoorkomende meldingen en wat je doet

1. Grootboekrekening met code ... niet gevonden in Exact (inkoop): de kostengroep op de factuurregel, of de standaard kostenpost, verwijst naar een grootboekcode die in Exact niet bestaat. Pas de code aan in de instellingen of maak de grootboekrekening aan in Exact.
2. Deze leverancier heeft geen G-Rekening gekoppeld (inkoop): de inkoopfactuur heeft een bedrag bij Te betalen aan G-rekening, maar bij de leverancier is geen G-rekening ingevuld. Vul die in bij de leverancier of haal het G-bedrag van de factuur.
3. Er is geen leverancier gekoppeld of een niet bestaande leverancier binnen Exact (inkoop): de leverancier staat nog niet (goed) in Exact. Open de leverancier; staat daar een Exact foutcode, los die dan eerst op.
4. Omzetcode niet gevonden of Factuur regel mist een omzettype (verkoop): een factuurregel heeft geen omzetgroep, of de omzetgroep heeft een code die Exact niet kent. Kies op de regel een omzetgroep met een geldige code.
5. Vatcode niet gevonden (verkoop): de BTW-code op de factuur of op een regel is niet aan Exact gekoppeld. Controleer de BTW-codes in de instellingen.
6. Reeds verwerkt (melding van Exact, vooral bij verkoopfacturen): de factuur staat al in Exact en is daar al definitief geboekt. ZoLive probeerde hem nog een keer bij te werken en dat staat Exact niet toe. De factuur zelf staat dus gewoon in Exact. Dit gebeurt vooral bij een factuur met een datum in de toekomst, of als een factuur die al in Exact stond opnieuw is verstuurd. Controleer in Exact of de factuur klopt. Moet er iets veranderen, los dat dan op in Exact of met een creditfactuur, niet door de factuur in ZoLive aan te passen. De melding zelf laat je door support weghalen; opnieuw versturen heeft hier geen zin.
7. Andere teksten, vaak in het Engels, komen rechtstreeks van Exact zelf. Bijvoorbeeld een afgesloten boekperiode of een ontbrekend verplicht veld. Die los je meestal in Exact op.

Opnieuw versturen

Opnieuw versturen betekent dat de melding wordt weggehaald, waarna het item bij de volgende ronde automatisch opnieuw naar Exact gaat. Je verstuurt zelf dus niets. Doe dit pas als de oorzaak is opgelost, anders komt dezelfde melding terug. Bij de melding Reeds verwerkt doe je dit niet: de factuur staat al in Exact.

1. Fout op een verkoopfactuur: los de oorzaak op (bijvoorbeeld de omzetgroep of BTW-code in de instellingen, of iets in Exact). Klik daarna op de factuur op Aanpassen, corrigeer indien nodig de factuur en maak hem weer definitief met Factuur genereren. Daarmee verdwijnt de melding.
2. Fout op een inkoopfactuur: klik op Aanpassen, corrigeer de factuur en klik op Factuur opslaan. Alleen een veld of regel wijzigen is niet genoeg; de melding blijft staan tot je de inkoopfactuur opnieuw opslaat.
3. Fout bij aanmaken klant: open de klant, corrigeer de gegevens en sla hem op. De klant gaat dan opnieuw naar Exact. Staat de klant eenmaal in Exact, dan wordt de factuur daarna vanzelf verstuurd. Aan de factuur zelf hoef je niets te doen.
4. Fout bij de leverancier (Exact foutcode op de leverancierskaart): corrigeer de leverancier en sla hem op. Daarna volgen de inkoopfacturen van die leverancier vanzelf.

Zie je de knop Aanpassen niet, dan heeft je gebruiker geen recht om definitieve facturen aan te passen. Vraag dat aan de beheerder of neem contact op met support.

Hoe zie je dat het gelukt is? In de lijst verandert het rode icoon in het draaiende blauwe icoon (wachtrij) en na de volgende ronde in een groen vinkje. Blijft het rood of komt de melding terug, dan is de oorzaak nog niet opgelost.

Let op

• Alleen definitieve facturen worden verstuurd. Een concept krijgt geen icoon en geen melding.
• Heeft een verkoopfactuur in de lijst een rood icoon zonder melding op de factuur, dan staat de klant nog niet in Exact, of is de klant een prospect of werkadres. Kijk of er op de klantkaart een Exact foutcode staat.
• Een draaiend blauw icoon is geen fout. Het item wacht op de volgende ronde. Bij een inkoopfactuur kan het ook wachten op een leverancier die eerst naar Exact moet.
• Facturen met een datum vóór de ingestelde startdatum voor Exact worden niet verstuurd.
• Ontbreekt in Exact het artikel met code 8000, dan blijven verkoopfacturen zonder melding in de wachtrij staan. Laat dat controleren door support.