Notities en taken toevoegen, aanpassen en verwijderen

Wat is het?

Met een notitie leg je informatie vast bij een relatie, offerte, factuur, proforma, abonnement, werkbon, inkoopfactuur, workflow of project. Een notitie bij een document zie je ook terug bij de relatie van dat document. Met de optie Actie koppelen maak je van een notitie een taak of afspraak.

Wat kun je ermee?

In het venster Notitie staan deze opties. Zonder CRM is alleen Markeren beschikbaar.

• Actie koppelen: de notitie wordt een taak, Teams-afspraak, belafspraak of afspraak op locatie.
• Markeren: de notitie komt bovenaan de lijst te staan en valt op.
• Aftekenen door klant: de notitie komt op de werkbon-PDF die de klant ondertekent.

Verder kun je de tekst opmaken, onder Bestanden bijlagen toevoegen en bij een nieuwe notitie een Sjabloon kiezen. Over taken, afspraken, aftekenen en sjablonen staat meer in de aparte uitleg.

Hoe werkt het?

Een notitie maken

1. Open de offerte, factuur, werkbon of een ander document. In de zijbalk staat het blok Notities met een plusknop. Bij een relatie klik je op het klantdashboard op Nieuw en kies je Notitie.
2. Typ de tekst bij Notitie. Voeg zo nodig bestanden toe onder Bestanden.
3. Vink Markeren aan als de notitie moet opvallen.
4. Klik op Opslaan.

Een notitie aanpassen of verwijderen

Klik op de notitie in de lijst, wijzig de tekst en klik op Opslaan. Met Verwijder en een bevestiging verwijder je de notitie en haar bijlagen. Is de notitie een taak, dan verdwijnt ook die taak.

Let op

• Maak je een notitie zonder dat er al een relatie bekend is, dan kies je zelf de Relatie.
• De zijbalk van een document toont de eerste notities. Met Laad alle notities zie je er meer.
• Zet je een offerte om naar een werkbon, dan worden de notities niet gekopieerd. Ze blijven bij de offerte en worden ook bij de werkbon getoond.
• Maak je een nieuwe offerteversie in het kopieervenster (keuze Offerteversie), dan staat Notities automatisch overnemen standaard aan. De notities verhuizen dan naar de nieuwe versie.
• Een notitie die bij een ander document hoort, bijvoorbeeld de offertenotitie bij een werkbon, kunnen medewerkers met alleen Buitendienst-rechten lezen maar niet wijzigen. Een bestaande taak aanpassen kan alleen met het recht om werkbonnen aan te maken. Vraag je beheerder om deze rechten.
• Actie koppelen, Aftekenen door klant, Bestanden, het tabblad Email en notitiesjablonen zijn alleen beschikbaar met CRM.