Fase van een proforma en omzetten naar een factuur

Wat is het?

Een proforma heeft een fase: Concept, Uitstaand, Afgewezen, Geaccordeerd of Gefactureerd. De fase kies je in de zijbalk, tabblad Algemeen, bij Fase. De proformalijst heeft voor elke fase een tabblad. Een proforma omzetten naar een factuur doe je met de knop Kopieer.

Wat kun je ermee?

• Bijhouden hoe ver een proforma is: nog niet opgeslagen, wachtend op reactie, afgewezen, geaccordeerd of gefactureerd.
• Van een proforma in een paar klikken een conceptfactuur maken met dezelfde regels.

Hoe werkt het?

De fase wijzigen

1. Open de proforma en kijk in de zijbalk, tabblad Algemeen, bij Fase.
2. Kies de fase. De keuze wordt direct bewaard. Concept is nooit te kiezen; de andere fases pas als de proforma een nummer heeft.

• Concept: de proforma is nog niet opgeslagen en heeft geen nummer. Deze fase kies je niet zelf.
• Uitstaand: opgeslagen met nummer, er is nog geen andere fase gekozen.
• Afgewezen, Geaccordeerd en Gefactureerd: die kies je zelf.

ZoLive verandert de fase niet vanzelf: niet als je de proforma mailt en niet als je er een factuur van maakt.

Omzetten naar een factuur

1. Open de proforma en klik rechtsboven op de knop Kopieer (het kopieer-icoon).
2. Kies in het venster Kopiëren bij het type Factuur. Laat Behoud huidige klantgegevens aan staan om de factuur voor dezelfde klant te maken, of kies een andere klant.
3. Klik op Kopieer. ZoLive maakt een nieuwe conceptfactuur met de regels van de proforma en opent die in Facturatie.
4. Werk de factuur af en genereer hem zoals je gewend bent.
5. Zet de proforma zelf op Gefactureerd via de zijbalk, tabblad Algemeen, bij Fase.

Let op

• Op de factuur staat bovenaan dat hij is gemaakt aan de hand van een bestaande proforma, met een link naar die proforma. Zolang de factuur bewerkbaar is, kun je die koppeling met het knopje met de doorgestreepte schakel weer verwijderen.
• Met CRM krijgt de proforma een tabblad Facturen met het aantal facturen dat ervan is gemaakt.
• Het nummer, de pdf, de betaal- en verzendgegevens en de extra gegevens van de proforma gaan niet mee naar de factuur (zie het item over documenten kopiëren).
• Het type Proforma in het kopieervenster zie je alleen met het recht om proforma's aan te maken.