Een inkoopfactuur verdelen over kostengroepen, kostenplaatsen en BTW

Wat is het?

Onder het Totaalbedrag staat in een inkoopfactuur de kaart Onderverdeling kosten. Elke verdeling is een bedrag zonder BTW met een kostengroep, een kostenplaats en een BTW-code. Samen vormen ze de boeking van de factuur. Een factuur zonder verdeling kun je niet opslaan.

Wat kun je ermee?

• Een factuur verdelen over meerdere kostengroepen of kostenplaatsen.
• Per verdeling een eigen BTW-code kiezen, bijvoorbeeld als er 9% en 21% op dezelfde factuur staat.
• Controleren dat de verdelingen optellen tot het totaalbedrag van de factuur.

Hoe werkt het?

1. Klik onder Onderverdeling kosten op het plusje. Er verschijnt een verdeling en je ziet de melding Verdeling toegevoegd.
2. Kies bij Kostengroep de groep: typ een deel van de naam of de code, of klik in het veld voor de lijst. Hoofdgroepen die alleen een kop zijn kun je niet kiezen. Doe hetzelfde bij Kostenplaats.
3. Kies bij BTW-code de juiste code. Het percentage ernaast past zich aan. In de lijst staan alleen BTW-codes voor inkoop of voor in- en verkoop.
4. Vul bij Prijs excl. btw het bedrag zonder BTW in. Het BTW-bedrag rekent ZoLive zelf uit (prijs keer percentage, afgerond op centen). Wijkt het af van wat op de factuur staat, dan overschrijf je het in het veld BTW.
5. Controleer onder de verdelingen Subtotaal ex. BTW, BTW laag, BTW hoog en Totaal. Wijkt het Totaalbedrag bovenin af van het Totaal onderaan, dan staat er een rode badge Verschil.
6. Klik op Factuur opslaan. Is er nog een verschil, dan opent het venster Verschil gedetecteerd met de bedragen op een rij. Kies Handmatig aanpassen om het zelf recht te zetten, of Automatisch corrigeren en daarna Corrigeren: het totaalbedrag wordt dan gelijkgezet aan het berekende totaal en de factuur wordt opgeslagen.

Let op

• Een nieuwe verdeling neemt kostengroep, kostenplaats, BTW-code en percentage over van de vorige. Kies je een leverancier op een factuur zonder verdelingen, dan maakt ZoLive direct een eerste verdeling met de standaardwaarden van die leverancier.
• Met het prullenbakje verwijder je een verdeling, na bevestiging.
• Staat de cursor in een bedragveld, dan opent de toets F een rekenmachine. Met Overnemen zet je de uitkomst in het veld.
• Een BTW-code die als BTW verlegd is ingesteld telt zonder BTW mee in het totaal.
• Is de factuur opgeslagen, dan zijn de verdelingen alleen nog te lezen. Alleen het project per verdeling blijft aanpasbaar; zie het item over inkoopkosten aan een project koppelen.