Opvolging: de werklijst met offertes die aandacht vragen

Wat is het?

Opvolging is een werklijst met offertes (en andere documenten) waar nog iets mee moet gebeuren. Je werkt de lijst van boven naar beneden leeg. Alles wat je nodig hebt om de klant te bellen en vast te leggen wat er is afgesproken staat op dezelfde regel.

Wat kun je ermee?

• Per lijst zien hoeveel documenten aandacht vragen, wat de uitstaande waarde is en hoe oud de oudste offerte is.
• De klant bellen of mailen met één klik.
• Een notitie of taak toevoegen, de fase van de offerte wijzigen of de offerte archiveren, zonder de lijst te verlaten.
• De offerte als PDF bekijken, of de offerte of de relatie in een venster openen.

Hoe werkt het?

1. Open Opvolging. Bovenaan staan de lijsten als tabbladen, met per lijst het aantal.
2. Kies het tabblad van de lijst die je wilt zien. Bovenaan staan de kengetallen Op te volgen, Uitstaande waarde, Oudste offerte en Afgehandeld vandaag.
3. Op elke regel staan de naam van de relatie, het telefoonnummer en e-mailadres, het bedrag en hoe oud de offerte is. De ouderdom kleurt oranje als de offerte ouder is dan 14 dagen en rood als hij ouder is dan 30 dagen.
4. Voeg met Notitie of Taak een notitie of taak toe. Met de keuzelijst Fase wijzig je de fase. Met het archief-icoon (Naar archief) archiveer je de offerte.
5. Valt de offerte na je actie niet meer onder de regels van de lijst, dan verdwijnt hij met een melding uit de lijst. Bij archiveren kun je dat met Ongedaan maken terugdraaien.

Er staan 25 regels tegelijk in beeld. Met Toon volgende 25 laad je de rest. Staat er een keuzelijst Alle medewerkers bovenin, dan filter je op de verantwoordelijke van de offerte. De keuze van de lijst en de medewerker onthoudt ZoLive per gebruiker.

Let op

• Welke lijsten er zijn en wat erin staat, wordt voor jouw omgeving ingericht door ZoLive. Wil je een lijst aanpassen of toevoegen, neem dan contact op met ZoLive support.
• Kies je bij Fase Afgewezen of Voltooid, dan opent eerst een notitievenster om de reden vast te leggen. De fase Concept kun je hier nooit kiezen. Heeft het document nog geen nummer, dan kun je de fase helemaal niet wijzigen.
• De teller Afgehandeld vandaag loopt per lijst en per browservenster. Sluit je het venster, dan begint hij weer bij 0.
• Heb je het recht om alleen je eigen offertes te zien, dan zie je alleen die en ontbreekt de keuzelijst met medewerkers.
• Opvolging is er alleen met CRM.