Herinneringen en aanmaningen handmatig versturen, bekijken en pauzeren

Wat is het?

Betaalt een klant te laat, dan kun je zelf een herinnering sturen. Er zijn drie stappen: de 1e herinnering, de 2e herinnering en de 3e herinnering, die in de lijst Aanmaning heet. ZoLive onthoudt per factuur welke herinneringen al zijn verstuurd en kan de herinneringen voor een factuur pauzeren.

Wat kun je ermee?

• Vanuit de factuur een herinnering mailen.
• Voor meerdere facturen tegelijk de eerstvolgende herinnering mailen vanuit de lijst.
• Zien welke herinneringen zijn verstuurd en een herinnering ongedaan maken.
• De herinneringen voor een factuur pauzeren.

Hoe werkt het?

Vanuit de factuur

1. Open de factuur en klik op het tabblad E-mail.
2. Kies bij Verstuurtype 1e Maning, 2e Maning of 3e Maning. Is de factuur al verstuurd, dan staat de eerstvolgende herinnering al geselecteerd en past het onderwerp zich aan.
3. Controleer ontvanger, onderwerp en tekst en klik op Verzenden.
4. ZoLive noteert de herinnering bij de factuur. In de zijbalk onder Status staat dan bijvoorbeeld: 1e herinnering gestuurd op een datum.

Meerdere facturen tegelijk

1. Open in de lijst het tabblad Openstaand, Vervallen of Alle facturen.
2. Vink de facturen aan en klik op Herinnering(en) versturen. Deze link staat er alleen als het versturen van herinneringen naar klanten voor jullie omgeving is ingeschakeld.
3. Bevestig in het venster Herinneringen versturen met Opslaan. ZoLive verstuurt per factuur de eerstvolgende herinnering, ongeacht hoeveel dagen de factuur openstaat. Daarna zie je per factuur wat er is gebeurd.

Een herinnering bekijken of ongedaan maken

In de zijbalk staat per verstuurde herinnering een regel. Met Bekijk haal je het opgeslagen herinneringsdocument op. Met Genereer open je de herinnering in een nieuw tabblad, met de datum van vandaag. Het prullenbak-icoon maakt de herinnering ongedaan; de factuur staat dan weer zonder die herinnering.

Herinneringen pauzeren

Vink in de zijbalk Pauzeer herinneringen aan. In de lijst staat bij de factuur dan Herinneringen met een pauze-icoon in plaats van de herinneringsstatus. Haal het vinkje weg om te hervatten.

Let op

• De pauze stopt de automatische herinneringen. Een herinnering die je zelf verstuurt, ook via de lijst, wordt niet tegengehouden.
• Voor de bulkactie moet bij de relatie Herinnering per e-mail aan staan en moet er een e-mailadres zijn: E-mail voor herinnering of anders het e-mailadres van de relatie. Anders meldt ZoLive dat de instellingen e-mail niet toestaan. Heeft de factuur al drie herinneringen, dan meldt ZoLive dat de reeks is afgerond.
• De keuzes 1e, 2e en 3e Maning, de knoppen Bekijk en Genereer en het versturen van herinneringen vragen het recht om herinneringen te versturen. Het prullenbak-icoon vraagt het recht om herinneringen te resetten. Het veld Verstuurtype zie je alleen als automatisch versturen voor jullie omgeving is ingeschakeld.
• Een herinnering die je via het tabblad E-mail verstuurt, krijgt geen apart herinneringsdocument. Bekijk geeft dan een foutmelding; gebruik in dat geval Genereer.
• Zet je de factuur op betaald, dan stopt de reeks. Wordt een online betaling of incasso volledig gestorneerd, dan zet ZoLive de factuur weer open en pauzeert de herinneringen.