Een proforma per e-mail versturen

Wat is het?

Een opgeslagen proforma verstuur je vanuit ZoLive per e-mail naar de klant, met de pdf van de proforma als bijlage. Dat doe je op het tabblad Email bovenaan de proforma. Dat tabblad zie je alleen als jullie met CRM werken en de proforma is opgeslagen.

Wat kun je ermee?

• De proforma met een eigen tekst of een e-mailsjabloon naar de klant mailen.
• Een kopie naar een extra adres sturen en eigen bestanden meesturen.
• Terugzien wat je hebt verstuurd en of de mail is afgeleverd.

Hoe werkt het?

1. Sla de proforma op en klik bovenaan op het tabblad Email.
2. Controleer de Ontvanger. Die is ingevuld met het e-mailadres voor de administratie van de relatie, of met het adres van de contactpersoon als er een contactpersoon op de proforma staat. Meerdere adressen scheid je met een puntkomma. Wil je een kopie meesturen, klik dan op CC en vul bij Kopie e-mailadres een adres in.
3. Heeft jullie omgeving e-mailsjablonen voor proforma's, dan kies je er één bij Sjabloon. ZoLive vult dan het onderwerp en de tekst in.
4. Controleer het Onderwerp. Standaard is dat de proformatitel en het mag niet leeg zijn. Typ eventueel een tekst in het tekstvak eronder.
5. Laat Opnemen in e-mail aan staan als de pdf van de proforma mee moet. Eigen bestanden voeg je toe via het veld voor bijlagen.
6. Klik op Verzenden. Je krijgt de melding dat er een e-mail is verstuurd.

Na het versturen

• Het tabblad Communicatie verschijnt met het aantal verstuurde mails. Daar zie je ze terug.
• In de kaart Gegevens proforma staat nu de Verstuurdatum.
• In de proformalijst zie je bij de proforma een pictogram of de mail is afgeleverd, en hoe vaak hij is geopend of aangeklikt.
• De fase van de proforma verandert niet vanzelf; zie het item over fases.

Let op

• De mail krijgt dezelfde opmaak als een factuurmail; er is geen aparte opmaak voor proforma's.
• Heeft de entiteit algemene voorwaarden ingesteld, dan gaan die als bijlage mee, tenzij bij de relatie Algemene voorwaarden niet meesturen aan staat.
• De keuze tussen factuur en herinneringen (Verstuurtype) bestaat alleen bij facturen, niet bij proforma's.