Debiteuren, facturen en betalingen synchroniseren met Twinfield

Wat is het?

Is Twinfield gekoppeld, dan stuur je klanten, facturen en inkoopfacturen handmatig naar Twinfield, of laat je dat automatisch doen als ZoLive support de automatische synchronisatie heeft aangezet. Zie je de acties hieronder niet, dan heeft je gebruiker geen recht om met Twinfield te synchroniseren.

Wat kun je ermee?

• Eén klant of alle gewijzigde klanten naar Twinfield sturen.
• Eén factuur of alle nog niet verstuurde facturen naar Twinfield sturen.
• Zien welke klanten en facturen nog niet in Twinfield staan en wat er mis is gegaan.
• De betaalstatus uit Twinfield bekijken, en bij automatische betalingssynchronisatie facturen automatisch op betaald zetten.

Hoe werkt het?

Klanten

1. Eén klant: open de klant en kies de actie Update in Twinfield. Staat er boven de klant de melding Er zijn wijzigingen die nog niet zijn doorgevoerd in Twinfield, dan is dat de plek om te beginnen.
2. Meerdere klanten: kies in de klantenlijst de actie Update alle aangepaste klanten naar Twinfield. Er gaan per keer maximaal 25 klanten mee; herhaal de actie tot de melding aangeeft dat alles is bijgewerkt. De actie Alle klanten naar Twinfield doet hetzelfde.
3. In de lijst zie je per klant een Twinfield-blok met een sync-icoon (nog te versturen) of een vinkje. Met de filter Twinfield in de zijbalk en de keuze Alleen te synchroniseren zie je alleen wat nog moet. Is er bij het versturen iets misgegaan, dan staat daarbij Twinfield fout met de reden.
4. Prospects en inactieve klanten worden niet verstuurd. Je krijgt dan de melding Niet bijgewerkt, is een prospect of Niet bijgewerkt, klant is inactief.

Verkoopfacturen

1. Eén factuur: kies bij de factuur de actie Update in Twinfield, of klik in de factuurlijst achter de factuur op het icoon naast Synchroniseer Twinfield. Staat er Verstuurd Twinfield met een vinkje, dan is de factuur al verstuurd.
2. Alle facturen: kies in de factuurlijst de actie Verstuur facturen naar Twinfield. Staat jullie omgeving op alleen betaalde facturen, dan heet de actie Verstuur betaalde facturen naar Twinfield. Er gaan per keer maximaal 50 facturen mee. Zijn er meer, dan meldt ZoLive hoeveel er nog over zijn; klik dan nogmaals op de knop.
3. Het tabblad Te synchroniseren in de factuurlijst toont de facturen die nog moeten.

Inkoopfacturen en leveranciers

Bij een inkoopfactuur kies je de actie Update in Twinfield. De inkoopfactuur gaat pas mee als de leverancier al in Twinfield staat. In de inkooplijst staat per factuur een icoon: een draaiend icoon betekent dat de factuur in de wachtrij staat, een groen vinkje dat hij is gesynchroniseerd, en een rood icoon dat er een probleem is. Op de inkoopfactuur zelf staat dan het blok Rapport Twinfield met de reden.

Betalingen

De actie Controleer betaling Twinfield in de factuurlijst toont wat Twinfield meldt over de betalingen van openstaande facturen, maar zet zelf geen factuur op betaald. Dat doet de automatische betalingssynchronisatie, als die voor jullie aanstaat:

• Is de betaling in Twinfield verwerkt, dan krijgt de factuur in ZoLive de betaaldatum uit Twinfield en staat bij Factuur voldaan op de waarde Per BANK. Heeft de klant al een herinnering gehad, dan krijgt hij een bevestiging van de betaling.
• Is er in Twinfield een betaling voorgesteld maar nog niet verwerkt, dan stopt ZoLive de herinneringen voor die factuur.
• Een deelbetaling zet de factuur niet op betaald.

Meldingen

• Fout met inloggen: ZoLive vindt geen Twinfield-koppeling. Maak de koppeling aan.
• Fout met login sessie: Twinfield accepteert de koppeling niet (meer), bijvoorbeeld omdat de toegang is verlopen of ingetrokken. Maak de koppeling opnieuw aan en meld het bij support als het blijft.
• Een melding met een Twinfield-code en tekst: de reden komt van Twinfield zelf, bijvoorbeeld een onbekende debiteur of een afgesloten periode. Los die in Twinfield op en verstuur daarna opnieuw.

Let op

• Een klant zonder debiteurnummer gaat niet mee.
• Een factuur wordt niet vanzelf opnieuw verstuurd nadat je hem hebt aangepast. Kies zelf Update in Twinfield als dat nodig is en controleer daarna in Twinfield of er geen dubbele boeking is ontstaan.
• Alleen facturen vanaf de ingestelde startdatum gaan mee.