Klantinstellingen per relatie: betaaltermijn, vervaltermijn, herinneringen en algemene voorwaarden

Wat is het?

Per relatie stel je in hoe ZoLive documenten en berichten voor deze relatie afhandelt. Die instellingen staan op de relatiekaart bij Contactgegevens en Standaardinstellingen. Laat je een veld leeg, dan geldt de standaard van jullie account.

Wat kun je ermee?

• Betaaltermijn (dagen): het aantal dagen dat een nieuwe factuur voor deze relatie open staat.
• Offerte vervaltermijn (dagen): het aantal dagen dat een nieuwe offerte voor deze relatie geldig is.
• Facturen per e-mail: facturen die ZoLive zelf aanmaakt, bijvoorbeeld uit een abonnement, worden naar het administratieadres gemaild (als automatisch versturen bij jullie aan staat).
• Herinnering per e-mail: de automatische betaalherinneringen gaan naar deze relatie. Ook de automatische herinneringen op offertes en de uitnodiging voor een enquête na betaling (als jullie die gebruiken) gaan alleen naar relaties met dit vinkje.
• Geen commerciële e-mails: de relatie krijgt geen offerteherinneringen en geen enquête-uitnodiging.
• Algemene voorwaarden niet meesturen: bij het mailen van een document aan deze relatie wordt het bestand met algemene voorwaarden niet als bijlage meegestuurd.
• Standaard BTW-omschrijving, Standaard omzetgroep en Standaard BTW-code (of Standaard BTW-tarief, afhankelijk van jullie instellingen): de startwaarden voor nieuwe documenten van deze relatie.
• Vier e-mailadressen: E-mail administratie, E-mail voor herinnering, E-mailadres sales/info en E-mailadres ondertekeningen.

Hoe werkt het?

1. Open de relatie in de lijst Relaties.
2. Vul onder Contactgegevens de e-mailadressen in. Een adres dat niet klopt krijgt de melding E-mailadres is niet correct.
3. Vul onder Standaardinstellingen de vinkjes en de termijnen in. Bij de twee termijnen staat Leeg valt terug op standaardwaarde.
4. Klik op Opslaan.

De drie schakelaars Actief, E-fact (facturen per e-mail) en E-remind (herinnering per e-mail) kun je ook direct in de lijst Relaties omzetten.

Welk e-mailadres wordt gebruikt?

• Bij het versturen van een document is het E-mail administratie de standaardontvanger. Bij een offerte is dat het E-mailadres sales/info, als dat een geldig adres is.
• Heb je een geldig E-mail voor herinnering ingevuld, dan stelt ZoLive dat voor als je een document opnieuw verstuurt dat al eerder is verstuurd, en bij een herinnering of aanmaning.
• De automatische betaalherinneringen gaan naar E-mail voor herinnering, en als dat leeg is naar E-mail administratie.
• Bij ondertekenen kun je kiezen uit onder meer E-mailadres ondertekeningen, het sales/info-adres en het administratieadres.
• Is een contactpersoon op het document gekozen, dan gaat de mail naar diens e-mailadres (zie het item over contactpersonen).

Let op

• ZoLive bepaalt de termijnen op het moment dat je een document aanmaakt. Pas je ze later bij de relatie aan, dan verandert de termijn van bestaande documenten niet.
• Het automatisch versturen en de automatische herinneringen moeten bij jullie account zijn ingeschakeld. De vinkjes bij de relatie bepalen alleen voor wie ze gelden.